Export von Zweitadressen in Excel

[Andys Admin]

Hallo, ich möchte aus Schild NRW eine Liste mit Elterndaten in Excel-Format exportieren,
welche die Namen und Adressen enthält. Grundsätzlich kein Problem,
nur dann, wenn es abweichende Adressen bei getrennt lebenden Eltern gibt.

Diese Adressen verwalten wir so:
Unter "Erz-Berechtigte - Adressen" legen wir zwei Datensätze an.
1. Datensatz der Person, bei der das Kind lebt, incl. Adresse, dies als Person 1
2. Datensatz der Person, bei der das Kind nicht dauerhaft lebt, incl. Adresse dies als Person 2

Beim Export der Daten kann ich mit "Straße" und "Ort" nur auf Datensatz 1 zugreifen.
Manchmal wird auch der Name im Datensatz 2 nicht erkannt.

Wie komme ich im Export an die benötigten Datenfelder?

Danke und viele Grüße

Andys Admin

[Falko Müller]

Hallo,
beim Export von Schülerdaten wird immer nur der erste Datensatz der Erziehungsberechtigten angegeben, da diese in einer separaten Datenquelle liegen und je nach Schüler unterschiedlich viele Datensätze enthalten. Daher werden auch nur dann zwei Personen genannt, wenn die beide im ersten Datensatz als 1. und 2. Person enthalten sind.
Wenn Sie alle Erzieherdaten exportieren möchten, müssen Sie eine zweite Exceldatei anlegen und beim Export in Schild die Datenart "Erziehungsberechtigte" wählen.

[Andys Admin]

Guten Tag,

und danke für die blitzschnelle Antwort!
Der Doppelexport in Verbindung mit der Datenart "Erziehungsberechtigte" klappt.
Mache ich 2 unterschiedliche Ecxel - Exports und trenne Person 1 und 2,
wird jeweils die passende Adresse 1 und 2 ausgegeben.
Die Tabellen kann ich dann händisch zusammenkopieren.

Problem gelöst, vielen Dank, schönes WE!

Andys Admin

[A.Löser]

Guten Tag !
Eine andere Vorgehensweise liefert Ihnen diegewünschten Erzieher-Angaben in einem Durchgang:
Sie sollten die Erzieherdaten so anlegen:
Eltern > 1 Datensatz mit 1. und 2. Person und eine dazu gehörige Adresse
Mutter oder Vater alleinerziehend > 1 Datensatz immer mit 1. Person und Adresse
Mutter / Vater getrennt > je einen Datensatz für Mutter und Vater mit immer der 1. Person und der Adresse
Das hat den Vorteil, dass Sie auch Serienbriefe erstellen können, die dann korrekt adressiert werden und in denen die Anredezeile stimmt (Formale Anrede).

Für den Export der Daten erstellen Sie einen Report (Querformat, geringe Ränder, kleine Schrift ca. 9) z.B. mit Klasse und Schülername. Darin einen Subreport mit Datenquelle Erzieher. In diesem Subreport können Sie dann die DBText-Elemente für die Erzieherdaten (Anrede, Namen, ... )eingeben.

Diesen Report wählen Sie an mit "Sofort zum Drucker senden" und dann Drucken in Datei.
Wählen Sie ein Verzeichnis, einen Dateinamen und das Dateiformat xls-Bericht-Datei.

Sie erhalten dann von allen ausgewählten Schülern alle gewünschten Erzieherdaten für Eltern oder einzelne Mutter oder einzelnen Vater oder getrennte Daten für Mutter und Vater.

[Andys Admin]

Guten Tag, und danke für die Hinweise. So sollte es laufen

Viele Grüße und beste Wünsche
Andys Admin

[W.Maßmann]

Hallo,
der nachfolgende Report benötigt wenig Nacharbeit in Excel.
Lediglich die Spaltenbreiten und evtl. die Zeilenhöhen müssen angepasst werden und Leerzeilen sind beim Seitenwechsel und bei
Erzieher['Bezeichnung')<>'Eltern' zu löschen.

Erzieherdaten_fuer_Excel.rtm

(14.76 KiB) 108-mal heruntergeladen

[D.Jakel]

Guten Tag, Seitenumbrüche beim Export in Excel kann man vermeiden, wenn man die Seitenhöhe auf den maximalen Wert einstellt.

[W.Maßmann]

Hallo Herr Jakel,
mit einem Häkchen bei IgnorePageHeight unter XLSSettings ist es pro Klasse eine Leerzeile weniger.
Ich habe den vorherigen Report ausgetauscht.

[D.Jakel]

Hallo, Herr Maßmann, ich weiß nicht, ob ich mich jetzt rechtfertigen sollte, aber ich nutze diese Druck-in-Excel-Exporte sehr häufig und fand es immer ausgesprochen lästig, wenn man nicht klassenweise, aber stufenweise "druckt", und zwischendurch immer diese Leerzeilen durch den Seitenumbruch eingefügt bekommt und die dann löschen oder "wegsortieren" muss. Ob das jetzt für das hier diskutierte konkrete Beispiel relvant war, habe ich nicht überprüft.
Für mich ist Ihr Hinweis auf die Settings auf jeden Fall nochmal sehr interessant, weil ich ein Formular habe, bei dem ich bisher die Zwischenzeilen nicht verhindern konnte, das könnte damit gelingen.

[W.Maßmann]

Hallo Herr Jakel.

... ich weiß nicht, ob ich mich jetzt rechtfertigen sollte,...

Weshalb? Alles gut.
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