Neugründung Schule

Fragen, Hinweise zum Erfassungsprogramm GPC

Moderator: M. Klein

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ESA
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Neugründung Schule

Beitrag von ESA »

Guten Tag,

die Elisabethschule ist eine neugegründete Schule, hervorgegangen aus der Käthe-Kollwitz-Schule.
Wie kann ich die Daten aus der Käthe-Kolleitz-Schule importieren oder ist das nicht möglich?

Mit freundlichen Grüßen

Christiana Roob
M. Klein
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Re: Neugründung Schule

Beitrag von M. Klein »

Guten Tag Frau Roob,

in Ihrem Fall, in dem die Elisabethschule aus einem vorherigen Teilstandort der Käthe-Kollwitz-Schule hervorgegangen ist, wobei die Käthe-Kollwitz-Schule an ihrem Hauptstandort fortbesteht, benötigen Sie in GPC an der Elisabethschule nur die Stammdaten der Lehrkräfte, nicht jedoch ihre Fehlzeiten und Unterrichtszeiten, die an der vorherigen Schule angefallen sind (diese sollten bei der nächstfolgenden Gesundheitsstatistik noch von der alten Schule gemeldet werden; erst die Fehlzeiten, die an der neu gegründeten Schule entstehen, sind von der neuen Schule im Rahmen der Gesundheitsstatistik zu melden).

Am zielführendsten wird es für Sie daher sein, an der Elisabethschule GPC neu zu installieren und mit der neuen Schulnummer einzurichten und die Lehrkraft-Stammdaten aus einem anderen Programm (z.B. SchILD) zu importieren, falls diese Möglichkeit bei Ihnen gegeben ist. Nutzen Sie dazu in GPC das Import-Export-Modul. Zur besseren späteren Nutzung durch andere Schulen beschreibe ich allgemein:

bevorzugte Variante:
GPC Neugründung Schule aus vorhandenem Lehrkörper: Stammdaten importieren


Fall: Eine Schule A hat zwei Standorte, einen Hauptstandort und einen Teilstandort. Der Teilstandort wird aus Schule A ausgegliedert und geht in einer neugegründeteten Schule B auf. Schule A besteht daneben mit ihrem Hauptstandort, aber ohne Teilstandort, weiter.

Für GPC bedeutet dies: Schule B benötigt in GPC nur die Lehrerstammdaten. Fehlzeiten von vor der Ausgliederung/Neugründung verbleiben im GPC der Schule A und werden von dort aus in der nächstfolgenden Gesundheitsstatistik gemeldet. Fehlzeiten an Schule B ab Neugründung werden von Schule B erfasst und in ihrer nächsten Gesundheitsstatistik gemeldet.

Wenn Ihnen an der neuen Schule B eine andere Datenquelle, z.B. SchILD, für Lehrer-Stammdaten zur Verfügung steht, gehen Sie in GPC an Schule B wie folgt vor:

1. Installieren Sie GPC neu und richten es mit der Schulnummer von Schule B ein.
2. Importieren Sie Lehrerstammdaten: GPC -> "Lehrerdaten" -> "Datei" -> "Import/Export/Gruppenprozesse" -> "Stammdaten"
=> Hier steht Ihnen eine Reihe von möglichen Import-Formaten zur Verfügung.


alternativer Weg:
GPC Ausgliederung Teilstandort ohne Zuhlifenahme anderer Programme als Stammdatenquelle


Sollten Ihnen die Stammdaten in keinem anderen Programm zur Verfügung stehen, sondern nur in der GPC-Installation der bisherigen Schule, können Sie den Umweg gehen, aus dem GPC der alten Schule "Abteilungsdaten" zu exportieren und an der neuen Schule in ein frisch installiertes GPC zu importieren. Allerdings werden hierbei nicht nur die Lehrerstammdaten, sondern auch die Fehlzeiten, die an der alten Schule entstanden sind, mit portiert. Die neue Schule sollte diese alten Zeiten daher im Anschluss löschen (siehe unten die letzten beiden Schritte an Schule B!).

Annahme: In Schule A wurde GPC bisher nur in einer Installation für beide Standorte zusammen betrieben, in der die Daten aller Lehrkräfte gepflegt wurden, unabhängig davon, an welchem Standort sie eingesetzt waren.

In Schule A:
Exportieren Sie die gewünschten Lehrkräfte als "Abteilungsdaten" mit dem Import-Export-Modul:
"Lehrerdaten" -> "Datei" -> "Import/Export/Gruppenprozesse" -> "Abteilungsdaten":
Pfad zur Exportdatei UND Ziel-Schulnummer=Schule B, die die Daten später verwenden soll, angeben und exportieren.
Wählen Sie die Lehrkräfte aus, die exportiert werden sollen.
Löschen Sie die Lehrkräfte in GPC an der abgebenden Schule A noch nicht, bis Sie die nächste Gesundheitsstatistik abgeben.

Die erstellte Export-Datei muss nun auf sicherem Wege zur Schule B transportiert (und später gelöscht) werden. (Nicht per E-Mail verschicken.)

In Schule B:
Installieren Sie GPC neu und richten es beim ersten Start mit der Schulnummer der neugegründeten Schule B ein. Importieren Sie danach die Lehrkräfte mit dem Import-Export-Modul:
"Lehrerdaten" -> "Datei" -> "Import/Export/Gruppenprozesse" -> "Abteilungsdaten":
Pfad zur Importdatei angeben (Feld Schulnummer muss beim Import nicht gefüllt werden) und importieren.
(Sie können alle Lehrkräfte gleichzeitig auswählen, indem Sie einen Rechtsklick in die erste, leere Tabellenzelle, d.h. das Feld links neben #, ausführen).
Die Unterrichts- und Fehlzeiten, die in Schule A vor der Ausgliederung angefallen sind, werden im Rahmen der Gesundheitsstatistik an Schule B nicht benötigt und sollten hier daher nach dem Import durch einen Gruppenprozess gelöscht werden (!):
- "Lehrerdaten" -> "Datei" -> "Import/Export/Gruppenprozesse" -> "Gruppenprozesse" -> "Fehlzeiten löschen" (von [irgendein frühes Datum] bis [letzter Tag vor der Neugründung])
- ebenso: ... -> "Unterricht löschen" (von [irgendein frühes Datum] bis [letzter Tag vor der Neugründung])

Abgesehen vom Hauptzweck von GPC, der Gesundheitstatistik, untersützt Sie GPC auch beim Erstellen von Dokumenten für die Schulaufsicht in Fällen von längeren Erkrankungen. Sollten hier im Einzelfall für ein- und dieselbe Person sowohl Zeiträume von Schule A vor der Ausgliederung als auch von Schule B nach der Neugründung relevant sein, liegen diese nicht in derselben GPC-Installation vor. Hier müssten die beiden Schulen und die Schulaufsicht in Absprache agieren.
Mit freundlichen Grüßen

Im Auftrag
Manuel Klein

Referat 135
IT-Unterstützung von Verfahren, Kompetenzzentrum Web-Anwendungen
Ministerium für Schule und Bildung Nordrhein-Westfalen
ESA
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Re: Neugründung Schule

Beitrag von ESA »

Herzlichen Dank für die Infos!
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