Verständnisfragen zu dem jährlichen Statistikverfahren

[T.Hagel]

Hallo zusammen,

ich habe da mal die eine und andere Verständnisfrage zu dem jährlichen Statistikvorgang. Ich bin nun seit über 15 Jahren in der Schulverwaltungs-IT in verschiedenen Rollen tätig gewesen und seit 2 Jahren in der Fachanwendungsbetreuung für die schulischen Verwaltungsanwendungen für die städtischen Kölner Schulen. Hier insbesondere für SchildZentral und Externe Module, sowie Untis und Pedav Untis Tools, aber eben auch ASDPC, und PUT...

Dieses Jahr aber habe ich das Gefühl, dass besonders viel Stress und Frust in den (Kölner ?) Schulen aufgetreten ist. Daher mal ein paar Verständnisfragen zu dem Statistikverfahren.

Verstehe ich das Verfahren dahingehend richtig, dass:
a) in Schild erst dann eine "Gesamtprüfung" erfolgt, wenn diese für die Statistik gefordert wird ?
b) also keine Prüfung innerhalb von Schild bei der Eingabe oder nach Imports zur Laufzeit erfolgt, sondern nur, wenn man dies über einen Menüpunkt explizit startet ?
c) in den Schulen Schulleitungen, Sekretariate, Abteilungsleiter oder it-afine Kolleginnen und Kollegen zum Teil zu zweit damit beschäftigt sind, die in der Gesamtprüfung und von ASDPC festgestellten Fehler zu korrigieren ?
d) diverse Exporte aus der Schild- und Stundenplan-Datenbank manuell ausgeführt werden müssen ?
e) diese Exporte in ein drittes Programm (ASDPC) hochgeladen werden und dort auftretende Fehlermeldungen von den eben benannten Personenkreisen in eine Form korrigiert werden müssen, damit ASDPC diese verarbeiten kann ?
f) dass es bei diesen Korrekturen also vorkommt, dass bestehende Daten in der Schild-Datenbank -für ASDPC- angepasst werden müssen ?
g) laut Statistik-Telegramm 2020/2021 letztes Jahr in 5.428 Schulen (4.876 öffentliche und 552 private) ASDPC und andere Datenkonverter aktualisiert werden mussten, damit die gewünschten Statistikdaten übermittelt werden können ?
h) grob geschätzt auf 10-12.000 PCs jenes Drittprogramm ASDPC installiert/aktualisiert werden muss, damit die Statistik ausgeführt werden kann ?
i) dass auf dieser PC-Menge innerhalb kurzer Zeit mehrere Updates von ASDPC, aber auch von Schild und Konvertertools wie Pedav Untis Tools365 installiert werden mussten ?
i) dass ohne diese Updates die Statistik nicht möglich ist ... dass es dann aber nach Bereitstellung von Updates keine Verlängerung der Abgabefristen gab ?


Wenn sich da mindestens eine Frage mit "Ja" beantworten lässt, würde mich mal interessieren, wie viel Arbeitszeit für die Aufbereitung vorhandener Informationen in den Schulen jährlich notwendig ist, um diese in eine Form zu bringen, die von ASDPC für die Übermittlung akzeptiert werden ? Sowie ob, und wie viel, Mehrarbeit dieses Jahr im Vergleich zu den Vorjahren angefallen ist ... und durch wen ... ?

Andere Fragen werden sich aus den Antworten ergeben ...

[Jochen Torspecken]

Eigentlich sind die Fragen alle mit "ja" zu beantworten. (Wobei ich über die PEDAV-Tools nivhts sagen kann.)

[GE Schwerte]

- Ein "ja" auf alle Fragen.

- Auch das Pedav-Untis-Tool will aktualisiert werden, es weist aber beim Start darauf hin
und dann ist es ein Klick auf den "Update"-Button.

[T.Hagel]

Ok, wenn das also alles mit Ja beantwortet werden kann, wäre da der umgekehrte Weg der Datenverarbeitung sinnvoller ?

Also, wir haben Datenbanken von denen man im Falle von SchildNRW/Zentral ziemlich genau weiß, wo welche Informationen stehen und wie man an diese kommen kann, ohne das Rückschlüsse auf Schüler oder Lehrer gezogen werden können.

Auch Stundenplan-Konverter wie PUT365 enthalten an bestimmten Stellen der Datenbank solche Informationen.

Da wäre es doch heutzutage (2021) ein vergleichbarer Klacks, wenn man in SchildNRW/Zentral, bzw. in den Stundenplan-Programmen einen Menüpunkt einbaut, der alle gewünschten Informationen aus der Datenbank in EINE lokal erstellte Datei (z.B. in eine verschlüsselte Datenbank) speichert und lediglich diese Datei(en) auf einen Webserver von IT.NRW hochlädt.

Dort könnten dann diese Datenbanken entschlüsselt und an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Im übertragenen Sinne wäre dann ASDPC auf den Rechnern bei IT.NRW installiert. Wenn man dann feststellt, dass in dem Auswertungsprogramm Fehler sind, oder Daten in einem nicht erwarteten Format vorliegen, dann kann das an Ort und Stelle von erheblich weniger Mitarbeitern als derzeit 10.000 Personen erfolgen. Oder nicht ?

Statt also Updates von ASDPC, Schild und weitern Datenkonvertern auf 12.000 PCs an über 5.000 Standorten zu verteilen, passiert das auf einer Handvoll von Geräten an einem Standort.

[T.Hagel]

- Ein "ja" auf alle Fragen.

- Auch das Pedav-Untis-Tool will aktualisiert werden, es weist aber beim Start darauf hin
und dann ist es ein Klick auf den "Update"-Button.

Für das Pedav Untis Tool wurde erst letzte Woche ein Update bereitgestellt, dass u.a. die Schlüsseltabellen vom 10.08. enthält...

Ich will gar nicht wissen, wie viel m³ Tisch in den letzten 6 Wochen zerbissen wurden, weil eine Fehlermeldung die nächste gejagt hat. Sei es wegen falsch erfasster Daten oder aus Berechnungsfehlern der Statistikprogramme ...

[Jochen Torspecken]

Es gab ja auch beispielsweise den Ansatz (vor etwa 3-5 Jahren), dass SchILD als Ersatz für ASDPC eingesetzt werden soll, so dass dort "nur noch" ein Knopf "Statistik absenden" ergänzt werden müsste.
Das war dann aber politisch (oder rechtlich) nicht umsetzbar. Der Grund lag (meine ich) darin, dass sich die kommerziellen Anbieter (z.B. PEDAV) beschwert haben, weil sie ihr Programm (in diesem Fall IBIS) dann kaum noch verkaufen könnten.

[D.Jakel]

Guten Tag,

.., weil sie ihr Programm (in diesem Fall IBIS) dann kaum noch verkaufen könnten.

Und wenn man sieht, was diese Tools dann letztlich leisten, ist es eigentlich eine Frechheit, dass man für 3 Zeilen Code nach jedem Backup solche Summen bezahlen soll.
Die Statistik ist jedes Jahr erneut ein Ärgernis. Hilfreich ist es aus meiner Sicht, jedes Jahr genau aufzuschreiben, an welchen Stellen es gehakt hat, um nicht die gleichen Fehler im nächsten Jahr zu wiederholen (fehlende Versetzungsmerkmale, Daten beim Abgang, Lehrer Lehrbefähigungen,...). Auf diese Weise lassen sich zumindest Datenpflegefehler stark minimieren. Entscheidend ist, dass man diese Daten auch erhoben hat. Das muss aber schon vorher passiert sein und nicht erst, wenn es bei der Statistik auffällt.
Bei uns hat die Statistik in diem Jahr 3 Tage in Anspruch genommen, das war vielleicht schon nah am Optimum, denn vor so genialen Fehlentscheidungen wie der halbgaren Änderung von Statistikkürzeln können wir uns wahrscheinlich als Anwender nicht schützen, das Produkt reift eben beim Anwender.

[Raffenberg]

Da wäre es doch heutzutage (2021) ein vergleichbarer Klacks, wenn man in SchildNRW/Zentral, bzw. in den Stundenplan-Programmen einen Menüpunkt einbaut, der alle gewünschten Informationen aus der Datenbank in EINE lokal erstellte Datei (z.B. in eine verschlüsselte Datenbank) speichert und lediglich diese Datei(en) auf einen Webserver von IT.NRW hochlädt.

Im Kern passiert genau das in Schild, bevor die Module von IT-NRW aufgerufen werden. Schild füllt vorab die statistik.mdb, welche alle gewünschten informationen enthält. Das Statistikmodul von IT-NRW holt sich die Daten aus der Datenbank und erstellt daraus die lehrer.txt, die sim.txt und uvd.txt.

Ein Update von Schild-NRW vor der Schulstatistik ist notwendig, da immer mal wieder neue Datenanforderungen seitens IT-NRW vorgegeben werden, so dass die statistik.mdb mit weiteren/anderen Daten gefüllt werden muss. Mit dem Update erhält man auch das Update der statistik.dll, welche die Datenbank auswertet und die Textdateien erstellt. Ich gebe Ihnen Recht, dass es durch diese Methode zwei Fehlerquellen gibt, von denen eine überflüssig wäre. Ärgerlicher finde ich, dass die statistik.dll im Betriebssystem registriert werden muss, genauso wie die ocx-Dateien von ASDPC. Dies führt jedes Jahr zu sehr vielen Anfragen, die vom Anwender nicht gelöst werden können, sofern dieser keine Admin-Rechte besitzt. Dieses Jahr waren es extrem viele Anfragen. Ungünstig ist auch, dass die Fehlermeldungen in ASDPC und in der Gesamtprüfung in Schild differieren.

Ich habe gehört, dass das MSB IT-NRW beauftragt hat, ASDPC neu aufzulegen. Ich hoffe auch vor dem Hintergrund ihrer korrekten Arbeitszeitrechnung aller Beteiligten, dass die Wünsche der Benutzer Gehör finden. Schon alleine, um die Tischplatten und Zähne aller Beteiligten zu schonen.

[T.Hagel]

...Der Grund lag (meine ich) darin, dass sich die kommerziellen Anbieter (z.B. PEDAV) beschwert haben, weil sie ihr Programm (in diesem Fall IBIS) dann kaum noch verkaufen könnten.

Davon habe ich auch gehört. Aber selbst wenn kommerzielle Anbieter mit einem anderen Programm zur Schülerdatenverarbeitung antreten, bleibt ja der Bedarf an Informationen gleich. Wo besteht dann das Problem, diesen kommerziellen Anbietern mitzuteilen, welche Informationen man in diesem Jahr von den Schulen erfahren möchte. Dann bauen die halt die Scripte um die gewünschten Informationen aus der jeweiligen Datenbank herauszuholen und speichern die Ergebnisse nach einem vorgegebenen Format verschlüsselt ab.

Wenn die kommerziellen Anbieter weiterhin ihre Software verkaufen möchten, werden die ein Interesse daran haben, diesem Wunsch nachzukommen.

Mit IBIS fing übrigens meine Zeit 2006 an einem Kölner BK als IT-Admin an ... im guten alten dBase-Format...


Ich hatte dieses Jahr recht viele verzweifelte und mitunter sehr gestresste Schulleitungen, Abteilungsleitungen und Sekretärinnen am Telefon, weil sie mit all den Fehlermeldungen nicht klar kamen und nicht wussten, warum diese auftreten und warum das Programm behauptet, die Lehrer seien jünger. Es gab auch einige neue Schulleitungen, die aber keine Schulung (sic) für ASDPC erhalten hatten und nicht wussten, was jetzt wie zu tun ist. Geschweige denn mit den Fehlermeldungen umzugehen. Ernsthaft ? Man stellt ein Programm für die Aufbereitung von Daten bereit und kann das nicht ohne Schulung bedienen ? Auf Anfrage nach einem Workflow oder einer grafischen Übersicht, was wo wie zu holen ist wird man dann auf das Wiki verwiesen ?

Mit jeder Fehlermeldung, die man erst mal bei sich sucht und nicht findet, weil es ein Programmierfehler war, steigt ja nicht nur der Frust, sondern auch der Druck auf die Schulleitungen, weil der Abgabezeitpunkt fix bleibt und man sich scheut, eine Fristverlängerung zu beantragen. Zumal die Schulen insbesondere in diesem Jahr mit Corona-Tests und -Positivfällen jede Menge zusätzliche Arbeit haben, die auch noch nebenbei geregelt werden muss.

So berichtete mir ein Abteilungsleiter, dass er 2 Wochen für die Statistik braucht und das abends zu Hause macht, damit kein Unterricht ausfallen muss. Eine andere Schule berichtet, dass man mit 2 Kollegen dieses Jahr je 30 Stunden an der Fehlerkorrektur gesessen hat und in der Zeit nicht unterrichten konnten. Das gab mir den Ausschlag, das System mal näher zu betrachten und zu hinterfragen.

Ich finde den Ansatz ganz gut, sinngemäß zu sagen "lass uns mal festhalten, was dieses Jahr schief gelaufen ist, um das im nächsten Jahr zu vermeiden". Aber eigentlich sollte das doch längst der Fall sein ? Dieses Forum müsste doch ein Quell von "ist dieses Jahr schiefgelaufen" sein. Eine andere die bereits existierenden Fehlermeldungen. Wenn es doch gelingen würde zur Laufzeit die Eingaben auf Richtigkeit und Sinnhaftigkeit zu prüfen, wäre doch schon im Vorfeld viel getan. Wieso ist es z.B. möglich Handynummern im PLZ-Feld einzutragen, oder dass ein Semikolon im eMail-Feld nicht beanstandet wird (beliebter Copy/Paste-Fehler) ? Gut die Definition des Datenbankfeldes gibt es her, aber wiese fragt/fängt das Programm solche Dinge nicht ab ?

Mich stört halt der Ansatz, dass in den Schulen die Daten (mitunter) so verändert werden müssen, damit sie von einem Drittprogramm fehlerfrei erfasst und verarbeitet werden können. Ich vermute hierin einige Probleme, die sich in diesem Jahr mit den Externen Modulen ergeben haben. Bei uns kommt SchildZentral für 261 Schulen zum Einsatz. Wenn da nur die Hälfte der Schulen irgendwelche Einträge so abändert, dass sie von ASDPC akzeptiert werden ... wie will man dem wieder Herr werden und für eine saubere Datenhaltung sorgen ? Es bereitet mir persönliche Zahnschmerzen von Programmierern zu hören "oh, den Wert hatte ich nicht erwartet". Mir ist jedoch unklar, warum da ein unerwarteter Wert steht ... wurde er für die Statistik angepasst oder hat da ein Programm einfach Werte akzeptiert, die bei anderen zu Problemen führen ?

Mich stört der Ansatz, dass die Anwender überhaupt so intensiv manuell Abfragen (Export von dort und da) anstoßen und Imports durchführen müssen. Ich meine, die Programmiersprachen sollten soweit fortgeschritten sein, dass sie diese Schritte selber übernehmen. Es muss ja nicht immer ein TXT- oder CSV-Export sein ... Das ist ein bisschen so, als würde man ein neues Auto kaufen, kann damit aber erst losfahren, wenn man erst noch den Fahrersitz selber einbauen muss, die Höhe des Lenkrades mit einem Spezialwerkzeug das nicht im Lieferumfang enthalten ist, anpassen um dann in einem Wiki nach dem Eintrag zu suchen, wie man das Auto startet, usw. da könnte man glatt ein Comedyprogramm draus machen ...

[T.Hagel]

... Ein Update von Schild-NRW vor der Schulstatistik ist notwendig, da immer mal wieder neue Datenanforderungen seitens IT-NRW vorgegeben werden, so dass die statistik.mdb mit weiteren/anderen Daten gefüllt werden muss. Mit dem Update erhält man auch das Update der statistik.dll, welche die Datenbank auswertet und die Textdateien erstellt. Ich gebe Ihnen Recht, dass es durch diese Methode zwei Fehlerquellen gibt, von denen eine überflüssig wäre. Ärgerlicher finde ich, dass die statistik.dll im Betriebssystem registriert werden muss, genauso wie die ocx-Dateien von ASDPC. Dies führt jedes Jahr zu sehr vielen Anfragen, die vom Anwender nicht gelöst werden können, sofern dieser keine Admin-Rechte besitzt. ...

Nun ist es in Schulen, die eine Insellösung nutzen (also ein eigenes Netzwerk), eher schnell ein Update durchgeführt (wenn denn die Arbeitsplätze in dem Moment frei sind, an denen der Kollege/die Kollegin mit Installationsrechten vorbeikommt). Aber wenn man z.B. ASDPC auf 1.250 PCs an 280 Standorten installieren muss, dann bedarf es einer anderen Struktur. D.h. wir arbeiten hier mit sog. SCCM-Paketen. Mit dem Microsoft System Center Configuration Manager können wir in einem Rutsch die Updates auf die zentral angeschlossenen Arbeitsplätze verteilen und auf der Terminal Server-Umgebung für eine ähnliche Anzahl von Nutzern bereitstellen.

Auf diesen PCs und Terminal-Server-Sitzungen haben die Anwender bei unseren städtischen Schulen freilich keine Adminrechte und können nicht mal eben selbst die Programme installieren. Um aber solche SCCM-Pakete schulweit bereitstellen zu können, bedarf es einiger Vorbereitungen, Tests (Installiert und deinstalliert sich das Paket sauber, technisch (ruft es die richtige Datenbank auf, funktionieren die Grundfunktionen), inhaltlich). D.h. hier ist Vorlaufzeit nötig und die Koordination mit 6 verschiedenen Teams.

Bei Schild kommt dann noch hinzu, dass sich die Tests nicht nur auf SchildZentral beschränken, sondern auf alle Externen Module, die ja im gleichen Programmordner wie SchildZentral liegen. Wenn da nur eins Probleme bereitet, ergeben sich unweigerlich Verzögerungen und neue Tests. Somit sind die Kölner Schulen einerseits gekniffen, weil sie nicht selber installieren können und eben nicht gleich nach dem Veröffentlichkeitsdatum die Updates zur Verfügung haben. Andererseits bekommen sie dafür technisch lauffähige Programme bereitgestellt, die sie auch von zu Hause aus über die Terminal-Server-Lösung datenschutzkonform nutzen können.

Hinderlich bei dieser Menge an Arbeitsplätzen ist es, wenn innerhalb dieser Vorbereitungen, wie zuletzt geschehen gleich 4 Updates eines solchen externen Moduls eintreffen (innerhalb von 13 Tagen) ... Noch ärgerlicher wird es, wenn das 4. Update zwar ein gemeldetes Problem löst, aber ein weiteres aufmacht. Das sich aber erst nach der Verteilung an diese Menge bemerkbar macht ... und das dann passenderweise für die Statistik aber notwendig ist ...

Wie gesagt, mich stört der Ansatz, dass der Aufwand IN den Schulen stattfindet.

Ich habe gehört, dass das MSB IT-NRW beauftragt hat, ASDPC neu aufzulegen. Ich hoffe auch vor dem Hintergrund ihrer korrekten Arbeitszeitrechnung aller Beteiligten, dass die Wünsche der Benutzer Gehör finden. Schon alleine, um die Tischplatten und Zähne aller Beteiligten zu schonen.

Mir ist zu Ohren gekommen, man arbeite hier u.a. an einer Mehrbenutzermöglichkeit ... das impliziert doch irgendwie, dass man davon ausgeht, dass die Informationsbereitstellung nicht mehr von einer Person gehandelt werden kann ... und das ist etwas, was doch wirklich nicht sein kann/darf ...

Dann wäre es doch für alle Schulen sinnvoller, wenn man die Energie darauf verwendet die Mehrarbeit durch die Statistik aus den Schulen hin zu IT.NRW zu verlagern ... Dort wären Anpassungen und Auswertungen schneller und effizienter möglich, als jedes Jahr die Schulen mit Updates zu fluten ...