Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

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D.Jakel
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Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von D.Jakel »

Guten Morgen,
das Anmeldeverfahren ist mehr oder minder abgeschlossen, und ich denke darüber nach, wie ich den Datentransfer verbessern kann. Genau genommen erfolgte er bisher analog: Zettel ausfüllen und abgeben. Das Sekretariat tippte alles ab und am Ende waren zig Fehler in Schild angekommen, sei es aufgrund von kaum leserlicher Schrift der Anmelder oder Unkonzentriertheit beim Abtippen.
Nun habe ich ein ausfüllbares pdf erstellt, sodass zumindest alles lesbar war. Das ist aber auch nicht der Weisheit letzter Schluss, weil die Daten weiterhin abegtippt werden müssen, obwohl sie eigentlich schon digital beim Anwender vorliegen.
Die eingegebenen Daten könnte ich auslesen. Trotzdem bleiben mehrer Schritte:
1. Anmelder muss pdf ausfüllen
2. Übersendung an die Schule
3. Änhänge müssen gespeichert werden
4. pdf muss ausgelesen werden
5. Daten müssen aufbereitet werden für Import in Schild.

Machbar ist das natürlich. Trotzdem meine Frage: Wie verfahren andere Schulen in diesem Punkt? Gibt es einfachere Varianten, z.B. durch ein direktes Eintragen in eine Datenbank auf der Homepage?
Danke für Hinweise.
mfG, D.Jakel
JensSpeh
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von JensSpeh »

Das ist auch bei uns ein großer Arbeitsaufwand.
Unser Anmeldeformular ist zumindest soweit wie möglich nach der Eingabereihenfolge in Schild aufgestellt, also Individualdaten I, dann II, Schulbesuch etc.
Das Ausfüllen durch die Eltern ist zwar nicht schlecht, es zeigen sich jedoch immer wieder Probleme der Eltern beim korrekten Eintragen, so dass hier oft nachgefragt werden muss. Weitere Telefonnummern von anderen Kontaktpersonen (Großeltern usw.), Wiederholungen in der Primarstufe, sind da vor allem zu nennen. Selbst Straßennamen (besonders die nach Orten benannten!) werden gerne falsch geschrieben, oder der Migrationshintergrund wird nicht korrekt eingetragen...
Allerdings:
Die Eintragung direkt in eine Datenbank, so dass beim Anmeldegespräch nur noch die erfassten Daten durchgegangen werden müssen, um dann anschließend übernommen werden zu können...das wäre nicht schlecht...
Es gibt keine dummen Fragen, nur dumme Antworten, aber die geben wir gerne! :lol:
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Wolfgang Clees
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von Wolfgang Clees »

"Die Eintragung direkt in eine Datenbank, so dass beim Anmeldegespräch nur noch die erfassten Daten durchgegangen werden müssen, um dann anschließend übernommen werden zu können...das wäre nicht schlecht..."
Haben Sie sich schon einmal mit dem Schnelleingabe-Modul befaßt? Das könnte z.B. für die sofortige Eingabe beim Anmeldeverfahren genutzt werden. Dazu kann nach der Eingabe eine Kontrollbogen ausgedruckt werden, den die Anmeldenden abzeichnen.
Dieses Modul finden Sie unter https://www.svws.nrw.de/download/schild-module

Nachtrag:
Eine Anleitung zu diesem Schnelleingabe-Modul finden Sie unter https://wiki.svws.nrw.de/mediawiki/inde ... ngabemodul.
Die Hilfedatei des Moduls unter F1 funktioniert ab Win95 leider nicht mehr, da das entsprechende Windows-Modul aus Sicherheitsgründen entfernt wurde.
Zuletzt geändert von Wolfgang Clees am Dienstag 30. März 2021, 19:17, insgesamt 3-mal geändert.
Mit freundlichem Gruß
Wolfgang Clees
D.Jakel
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von D.Jakel »

Hallo, Herr Clees, das Eingabemodul nutzen wir ja für die Dateneingabe, allerdings muss das dann eben immer jemand vor Ort machen, bei der Anmeldung oder später. Die erste Idee war, den Eltern bei der Anmeldung ein Tablet in die Hand zu drücken, sodass sie die Daten selbst eingeben und dann zum Gespräch gehen, wenn sie dies abgeschlossen haben.
Das war jetzt wegen Corona doch nicht möglich, weil sich die Eltern nicht länger als unbedingt nötig in der Schule aufhalten durften, sodass ich kurzfristig das Pdf-Formular gewählt habe, was auf der Homepage heruntergeladen werden kann. Dieses haben die Eltern aber ausgedruckt mitgebracht und ich konnte das Formular nicht auswerten.
Das Prinzip, dass die Eltern alles in Ruhe vorher zuhause machen konnten, scheint aber gut angekommen zu sein. Das möchte mein Schulleiter gerne beibehalten.
Somit bleiben mir im Prinzip drei Varianten, um die manuelle Neueingabe zu umgehen:
1.) Ich entnehme die Daten aus dem pdf-Ausdruck per Texterkennung oder
2.) ich werte das schon vorhandene digitale Formular aus, das mir die Eltern hoffentlich zuschicken oder
3.) ich lasse sie die Daten, auf welchem Weg auch immer, direkt in eine Datenbank eingeben.

Der 3.Weg wäre natürlich komfortabel, aber ich muss die Daten natürlich auch irgendwie schützen, wenn sie schon irgendwo "herumliegen". Daher rührt meine Nachfrage, ob andere Schulen dazu einen Weg gefunden haben.
mfG, D.Jakel
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Wolfgang Clees
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von Wolfgang Clees »

Ein Experimentiervorschlag:

Einen Adobe-Eingabevordruck erstellen, der den den Eltern per Mail zugestellt bzw. bzw. zum Abruf auf der Webseite zum Ausfüllen in "Stillarbeit" bereitgestellt werden kann. (Haben die Kinder sicherlich im sog. homeschooling gelernt!)

Zudem könnte dieser Vordruck in der Schule im "Wartezimmer" auf Tablets - haben die Schulen ja jetzt alle bergeweise bekommen - von den Eltern in "Stillarbeit" ausgefüllt werden.

Diese Vordrucke werden automatisiert an eine spezeille Schuladresse zurück gemailt.

Die Daten des Vordrucks werden von der Schule in eine Exceltabelle ausgelesen.

Die Daten diese Exceltabellen werden von der zusammengeführt in 1 Tabelle, die dann über SchILD in den Ordner "Neuaufnahmen" auf dem üblichen Weg engelesen werden können. Eine Anleitung hierzu, geschrieben aus andewrem Anlass, aber übertragbar:
https://schildhilfen.de/handzettel/einl ... tippen.pdf
Mit freundlichem Gruß
Wolfgang Clees
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von 011marTusch »

Mit der nötigen Kohle geht Vieles. SchildZentral erfordert einen nicht geringen technischen und finanziellen Aufwand. Ihr Problem wird aber damit gelöst.

Vor der Einschulung in der Grundschule werden die aktuellen Daten des anstehenden Jahrganges vom Meldeamt übernommen. Die Schreibweise ist amtlich. Bei der Vorstellung eines Kindes werden dessen Daten mit Name und Geburtsdatum aus dem Pool gezogen. Im Idealfall wird sofort ein fertiger Anmeldebogen gedruckt, der von den Eltern mit Kontaktdaten (Tel., Mail ...) zu ergänzen und zu unterschreiben ist. Ein wenig müsste also noch nachgetragen werden.

Bei der Umschulung ziehen sich die weiterführenden Schulen auf die gleiche Art die zur Entlassung markierten Grundschulkinder aus dem Pool. Die getroffenen Ergänzungen werden mit übernommen. In meinen Augen eine ganz erhebliche Erleichterung.

Nach meiner (schon etwas älteren) Kenntnis wollte auch SchülerOnline sein Angebot auf andere Schulformen ausweiten. Das zuvor beschriebene Prozedere sollte auch über einen externen Umweg funktionieren. Sogar Schulbesuche über die Stadtgrenze könnten unterstützt werden 8-)
Viele Grüße aus Wuppertal
Ottmar Tusch
Pensionist :geek:
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von D.Jakel »

Guten Abend, das von Herrn Clees beschriebene Verfahren stelle ich mir auch vor. Ich hatte gedacht, dass es schon Schulen geben könnte, die damit Erfahrungen gemacht haben und eventuell schon fertige Workflows bereitstellen können.
SchildZentral ist bei uns nicht angesagt, ich bin mir auch gar nicht mal so sicher, ob ich darüber erfreut wäre, wenn es denn irgendwann käme. Und SchülerOnline ist jetzt auch nicht gerade mein Lieblingskontakt :roll: . Trotzdem vielen Dank für's Mitdenken.
Schöne Feiertage allerseits!
mfG, D.Jakel
JensSpeh
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von JensSpeh »

Schüleronline...wer hat denn damit Erfahrungen? Das gibt es ja sicherlich auch nicht kostenlos, wobei sich die HP darüber nach einem kurzen Besuch ausschweigt...
Es gibt keine dummen Fragen, nur dumme Antworten, aber die geben wir gerne! :lol:
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Wolfgang Clees
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von Wolfgang Clees »

Wenn Sie hier im Forum den Suchbegriff "SchülerOnline" bzw. "SchuelerOnline" eingeben, erhalten Sie recht viele Beiträge, von Kollegen geschrieben, die meist an Schulen (mit SchuelerOnline) arbeiten. Somit haben Sie einigen Kontaktadressen für konkrete Fragen!
SchuelerOnline ist weit verbreitet bei den Schulen (RS, GY, GE, BK, BS, WBK) in NRW, so zumindest nach meinen Eindrücken, die ich bei vielen SchILD-Fortbildungen gewinnen konnte.
Allerdings klagen manche Schule darüber, dass nicht alle Bewerber Online-Vordrucke komplett und richtig ausfüllen können und somit viel Handarbeit nach dem Datenimport angesagt ist.
Zuletzt geändert von Wolfgang Clees am Dienstag 30. März 2021, 19:13, insgesamt 1-mal geändert.
Mit freundlichem Gruß
Wolfgang Clees
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Wolfgang Clees
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Re: Datenerfassung Anmeldeverfahren: Best practice?

Beitrag von Wolfgang Clees »

D.Jakel hat geschrieben: Montag 29. März 2021, 22:20 SchildZentral ist bei uns nicht angesagt, ich bin mir auch gar nicht mal so sicher, ob ich darüber erfreut wäre, wenn es denn irgendwann käme.
Wenn alle Schulen in Ihrer Stadt mit SchILDzentral arbeiten, ist die ganze Suche nach einem geeigneten Eingabeverfahren der Schülerdaten hinfällig:

Die GS geben die Laufbahnempfehlungen in 4.1 in SchILD ein; diese Daten - soweit fürs Anmeldeverfahren erforderlich und zulässig - aller GS Jg 04 kommen in einen gesonderten "Topf", auf den zu gegebener Zeit alle S1-Schule dieser Stadt (als TN von SchILDzentral) Zugriff erhalten. Die Eltern erhalten einen Brief mit einer Kennziffer, unter der die weiterführenden Schulen im Anmeldegespräch auf die Grunddaten, die für ein Anmeldeverfahren erforderlich sind, zugreifen können. Ohne diese Kennziffer gibt es keinen Zugriff für heimliche "Vorauswahlen" o.ä. ...
Wenn dieser Kandidat an Ihrer Schule aufgenommen werden soll, wird dieser Datensatz besonders gekennzeichnet. Damit ist eine zweite Anmeldung an einer anderen Schule der Stadt ausgeschlossen bzw. erst nach "Freigabe" durch Ihre Schule möglich.
Der Schulträger kann nachhalten, welche Schüler angemeldet bzw. noch nicht angemeldet worden sind und bei Bedarf "anregend" tätig werden. Das entlastet die GS enorm!
Nach Abschluss des Anmeldeverfahrens werden die Datensätze im üblichen Umfang und den Datenschutzbestimmungen entsprechend ausgewählt automatisiert aus diesem besagten "Topf" in die Datenbanken der aufnehmenden Schulen in den Bereich Neuaufnahme überspielt. Somit hat die aufnehmende Schule allenfalls die Aufgabe, die Daten nach Schuljahresbeginn z.B. durch einen Fragebogen an die Eltern auf Stimmigkeit zu prüfen und eventuelle erforderliche Korrekturen einzuarbeiten. Alles andere ist erledigt.
Bleiben allerdings einige Schüler, die nicht aus dieser Stadt kommend angemeldet werden, für die händische Dateneingabe. Da gäbe es auch noch andere Möglichkeiten, doch das darzustellen sprengt diesen Rahmen im Forum.

Da ich nicht zur Werbegruppe für SchILDzentral gehöre und (leider) auch keine Vermittlungsprovision erhalte sondern nur den Vorteil an DIESER einen Stelle angesichts der beiden Anfragen aufzeigen will, erspare ich mit eine weitere Auflistung.
Sicherlich hat jede Sonnenseite auch Schattenseiten. Z.B. kann der Schulträger tätsächlich die wirklichen Schülerzahlen und Klassengrößen (ohne die Schülerdaten) einsehen. Oder er kann die permanenten Abfragen wegen Fahrschülerzahlen (!), externen Schülern und dergleichen selbst durchführen und so die Sekretariate/Schulleitungen entlasten. Aber seien Sie versichert: Der Datenschutz bleibt bei all diesen Arbeiten gewahrt, die Schule bleibt "Herr der eigenen Daten" und ein "Spinxen nach Nebenan" ist völlig ausgeschlossen!!
Mit freundlichem Gruß
Wolfgang Clees
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